La transformation digitale représente une opportunité formidable pour les établissements qui s'y engagent, avec des conséquences positives multiples. En effet, la digitalisation permet de :
- Atteindre une meilleure performance grâce à l'utilisation de nouveaux outils tels que des logiciels de gestion intégrée, d'automatisation des processus et de traitement automatique des données.
- Simplifier les outils en réduisant le nombre de plateformes différentes utilisées.
- Gagner du temps dans les processus et améliorer l'efficience.
- Favoriser le travail collaboratif et valoriser le partage des informations.
- Simplifier les échanges et améliorer la communication.
L'ATFP, en accord avec la stratégie du Ministère, s'est engagée dans un processus de transformation digitale. Ce projet est en train de changer le visage de l'agence en permettant d'avoir une administration rapide, efficace et répondant aux attentes du personnel, des apprenants et de notre environnement.
La mise en œuvre de cette orientation se fait à travers des feuilles de route périodiques. Les projets découlant de ces feuilles de route prennent en compte tous les processus de l'agence (gestion, métier, communication, etc.).
Pour cela, nous avons mis en place :
-L'Office 365, choisi comme outil de travail collaboratif de l'ATFP. Cet outil s'est révélé efficace, tant au niveau central de l'agence que dans les centres. Depuis sa mise en place, plusieurs départements ont commencé à digitaliser leurs procédures de travail. Le corps pédagogique, administratif et les apprenants disposent de comptes leur permettant d'utiliser au mieux les différentes applications de cet outil, telles que Forms qui permet de créer des questionnaires.
- La réalisation d'une enquête de satisfaction auprès des apprenants en janvier 2019 grâce à cette plateforme, dans le but de mesurer leur satisfaction globale sur les différentes prestations de l'agence, d'identifier les solutions pour remédier aux insatisfactions et de recommander des axes correctifs pour une meilleure optimisation des prestations.
- La certification MOS, avec la participation de 30 000 jeunes dans le cadre du projet Microsoft Imagine Academy.
- La mise en place d'un nouveau système d'information pour la gestion des ressources humaines (SIRH).
- La mise en place d'un système de gestion de la formation et l'application de la gestion budgétaire.
- La création d'une plateforme d'inscription en ligne, considérée comme la première composante d'un système d'information intégré pour la gestion pédagogique des centres.
Poussés par notre volonté d'innover, d'ici 2025, nous prévoyons d'étendre les domaines d'application du système d'information de l'agence à la gestion pédagogique, à la gestion des dossiers administratifs, à la gestion des relations avec les entreprises, à l'hébergement et à la restauration, ainsi qu'aux différents portails (public, apprenants, entreprises et cadres) et à l'interfaçage avec d'autres systèmes (dossiers de fond, RH, etc.).
La gestion de projets est une composante essentielle de l'ATFP, qui dispose d'un portefeuille important de projets. Afin d'assurer une bonne gouvernance de ces projets, l'agence a mis en place un système intégré et innovant de gestion de projet.
La gestion des projets repose sur les points suivants :
- Être plus prévisible : en mettant en place des méthodes permettant d'anticiper les résultats et d'éviter les surprises.
- Réduire l'effort de travail et les coûts : grâce à une gestion proactive du contenu et à l'identification des opportunités d'optimisation.
- Trouver des solutions optimales : en accordant une attention particulière à la planification et à la recherche de la meilleure approche.
- Trouver des solutions aux contraintes : en identifiant les contraintes et en proposant des alternatives pour les surmonter.
- Anticiper les risques : en identifiant et en évaluant les risques potentiels afin de mettre en place des mesures préventives.
- Communiquer et contractualiser avec les acteurs concernés : en établissant une communication claire et régulière avec toutes les parties prenantes et en formalisant les engagements contractuels.
- Utiliser efficacement les ressources de management : en optimisant l'utilisation du temps, du budget, des ressources humaines et des techniques.
- Accorder de l'importance aux métriques : en utilisant des indicateurs de performance et des données factuelles pour prendre des décisions éclairées.
Dans ce contexte, l'ATFP dispose d'un référentiel de management basé sur la méthodologie TENSTEP et le PMBOK6 du Project Management Institute (PMI), ce qui permet une gestion plus efficace des projets.
L'ATFP utilise une plateforme informatique de gestion de projets et de portefeuille (Project and Portfolio Management - PPM), qui s'appuie sur les meilleures technologies du domaine (Microsoft Project, SharePoint, etc.). Des tableaux de bord et des indicateurs de performance sont mis en place, ce qui facilite la prise de décision pour les chefs de projet et les décideurs.
Dans une perspective d'amélioration continue, l'ATFP envisage de mettre en place un centre d'excellence PFMO (Portfolio Management Office), qui se concentrera sur les points suivants :
- Développement de la culture de gestion de projet au sein du personnel de l'ATFP, qu'il s'agisse du personnel administratif, pédagogique ou des stagiaires des centres de formation.
- Maîtrise des nouvelles techniques de gestion de projet pour améliorer les compétences de chacun dans ce domaine.
Le succès est quelque chose que nous recherchons tous d'une manière ou d'une autre, Asma Arfaoui, diplômée du Centre de formation et Apprentissage Ezzouhour, nous raconte son histoire.
C'est une réussite inspirante ,Où elle nous révèle clairement le chemin qu'elle a emprunté pour être un exemple de la plus grande détermination face à l'échec.
Propriétaire d'un établissement d'enseignement, Asma Arfaoui, dirige aujourd'hui « L’Ecole Maternelle Lumière Académie » et emploie un nombre important de compétences, hissant ainsi le drapeau de la formation professionnelle plus haut .
